In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Sharepoint-Integration aktivieren und verwenden können.
Inhalt
SharePoint-Integration aktivieren:
Nur 12Build-Benutzer, die (Sub-)Admins sind, haben die Rechte, die SharePoint-Integration zu aktivieren oder zu deaktivieren. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Integration zu aktivieren.
Erste Möglichkeit:
Navigieren Sie zu Einstellungen: Gehen Sie zu den Einstellungen, wo Sie die unternehmensspezifischen Einstellungen für Ihre Niederlassung finden.
Klicken Sie auf den Reiter „Integrationen“: Navigieren Sie zur Registerkarte „Integrationen“, wo Sie alle Integrationseinstellungen für Ihre Niederlassung finden.
Aktivieren Sie die SharePoint-Integration: Verwenden Sie den SharePoint-Schieberegler, um die Integration zu aktivieren.
Nachfolgend finden Sie ein kurzes Video zu den oben genannten Schritten.
Zweite Möglichkeit:
Gehen Sie zu „Dokumente“: Rufen Sie die Seite Dokumente auf, auf der Sie alle Dokumente finden, die für das Projekt, in dem Sie gerade aktiv sind, hochgeladen wurden.
Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "+ Hochladen": Navigieren Sie zur Übersicht für das Hochladen von Dokumenten, wo Sie alle Quellen finden, aus denen Sie Dokumente hochladen können.
Klicken Sie unten auf die Kachel SharePoint.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „SharePoint aktivieren“: Dies führt zur Registerkarte „Integrationen“ innerhalb der Einstellungen, wo Sie alle Integrationseinstellungen für Ihre Niederlassung finden.
Aktivieren Sie die SharePoint-Integration: Verwenden Sie den SharePoint-Schieberegler, um die Integration zu aktivieren.
Nachfolgend finden Sie ein kurzes Video zu den oben genannten Schritten.
Hinzufügen benutzerdefinierten SharePoint-Metadaten zu 12Build:
Im Rahmen der Integration zwischen 12Build und SharePoint werden Dokumente mit Metadateninformationen importiert. Die in 12Build bereits enthaltenen Metadateninformationen bestehen aus dem Versionsdatum, der Version und einem Link zur Quelle in SharePoint.
Zusätzlich zu den standardmäßigen SharePoint-Metadaten ist es möglich, weitere SharePoint-Metadaten zu den vorhandenen Spalten in 12Build hinzuzufügen. Sie können je nach den Präferenzen Ihres Unternehmens auswählen, welche Metadaten aufgenommen werden sollen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen Berechtigungen für den Zugriff auf organisationsweite Einstellungen haben, bevor Sie versuchen, die folgenden Schritte auszuführen, da die Metadaten dort hinzugefügt werden.
Schritt-für-Schritt Anleitung:
Navigieren Sie Ihren Unternehmensdaten: Hier können Sie alle Benutzer-, Gruppenadministrator-, Sicherheits- und allgemeinen Unternehmenseinstellungen finden.
Gehen Sie zu „Einstellungen“: Navigieren Sie zu „Einstellungen“, wo Sie alle allgemeinen Einstellungen Ihrer Organisation finden.
Fügen Sie die SharePoint-Metadaten gemäß den Präferenzen Ihres Unternehmens hinzu: Wählen Sie im Abschnitt SharePoint-Integration die Spalte 12Build aus und verknüpfen Sie diese mit den gewünschten SharePoint-Metadaten. Um den entsprechenden internen Namen der gewünschten Metadaten auszuwählen und mit der 12Build-Spalte zu verknüpfen, können Sie über den unter dem SharePoint-Eingabefeld angegebenen Link auf die SharePoint-Wissensdatenbank zugreifen.
Nachfolgend finden Sie ein kurzes Video zu den oben genannten Schritten.
Import von Dokumenten aus SharePoint:
Wenn die Integration aktiviert ist, können Sie Dokumente aus den SharePoint-Projektseiten importieren, auf die Sie in Zugriff haben.
Schritt-für-Schritt Anleitung:
Navigieren Sie zur Seite „Dokumente“: Rufen Sie die Seite Dokumente auf, auf der Sie alle Dokumente finden, die für das Projekt, in dem Sie gerade aktiv sind, hochgeladen wurden.
Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "+ Hochladen": Navigieren Sie zur Übersicht für den Dokumenten-Upload. Hier finden Sie alle Quellen, aus denen Sie Dokumente hochladen können.
Klicken Sie unten auf die Kachel "SharePoint".
Erlauben Sie 12Build, Dokumente aus SharePoint zu importieren: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zugang gewähren“.
Navigieren Sie zu der gewünschten Projektseite: Wählen Sie die SharePoint-Projektseite, von der Sie Dokumente importieren möchten, indem Sie auf die Schaltfläche „Seite auswählen“ klicken.
Verknüpfen Sie die Projektseite mit dem 12Build-Projekt: Auf der Seite „Seite auswählen“ haben Sie die Möglichkeit, die SharePoint-Projektseite mit der 12Build-Seite zu verknüpfen. Sie können diese Verknüpfung über das Pinsymbol aktivieren. Auf der Seite „Projektdetails“ können Sie die Möglichkeit aktivieren oder deaktivieren, dass Benutzer innerhalb dieses Projekts zu anderen SharePoint-Projektseiten innerhalb des 12Build-Projekts wechseln können.
Anzeigen der ursprünglichen SharePoint-Projektseite: Um die ursprüngliche SharePoint-Projektseite für die auf der Seite „Seite auswählen“ angezeigten Projekte anzuzeigen, kann das Umleitungssymbol verwendet werden. Dies führt direkt zur SharePoint-Projektseite.
Wählen Sie die Ordner und/oder Dateien aus, die Sie importieren möchten: Um die gewünschten Ordner und/oder Dateien für den Import auszuwählen, verwenden Sie die Kontrollkästchen. Sobald die Auswahl getroffen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren.
Anzeigen der ursprünglichen SharePoint-Ordner und -Dateien: Um die ursprünglichen SharePoint-Ordner und -Dateien anzuzeigen, die auf der Seite „Dokumente auswählen“ angezeigt werden, verwenden Sie das Weiterleitungssymbol. Dies führt direkt zu dem Ordner oder der Datei auf der SharePoint-Projektseite.
Wählen Sie den Ordner aus, in den die Ordner und/oder Dateien importiert werden sollen: Nachdem Sie die zu importierenden Ordner und/oder Dateien ausgewählt haben, wählen Sie den 12Build-Ordner aus, in den sie importiert werden sollen. Sie können einen bestehenden Ordner innerhalb des Projekts wiederverwenden oder einen neuen Ordner erstellen.
Starten Sie den Import: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokumente importieren“, um den Import zu starten.
Nachfolgend finden Sie ein kurzes Video zu den oben genannten Schritten.
Dokumente aktualisieren:
Sobald Dokumente über die SharePoint-Integration importiert wurden, können sie über die Schaltfläche „Dateien synchronisieren“ auf dem neuesten Stand gehalten werden. Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn Dokumente aus Integrationen importiert wurden.
Schritt-für-Schritt Anleitung:
Navigieren Sie zur Seite „Dokumente“: Gehen Sie zur Seite „Dokumente“, wo Sie alle Dokumente finden, die in das Projekt, in dem Sie gerade aktiv sind, hochgeladen wurden.
Navigieren Sie zur Seite „Aktualisierungen prüfen“: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dateien synchronisieren“. Die Ordner und/oder Dateien werden auf neue oder aktualisierte Ordner und/oder Dateien geprüft.
Kehren Sie zu Dokumente zurück, wenn keine Aktualisierungen gefunden werden: Wenn keine neuen oder aktualisierten Ordner und/oder Dateien gefunden werden, navigieren Sie über die Schaltfläche „Zurück zu den Dokumenten“ zurück.
Wählen Sie die Ordner und/oder Dateien aus, die Sie importieren möchten: Wenn neue oder aktualisierte Ordner und/oder Dateien gefunden werden, können diese über die Kontrollkästchen ausgewählt werden. Standardmäßig sind alle neuen oder aktualisierten Ordner und/oder Dateien ausgewählt, sie können jedoch auf Wunsch abgewählt werden.
Starten Sie den Import: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokumente importieren“, um den Import zu starten.
Zu den Dokumenten zurückkehren: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zurück zu Dokumenten“.
Nachfolgend finden Sie ein kurzes Video zu den oben genannten Schritten.
Verwalten von verknüpften Ordnern und/oder Dateien
Sobald Dokumente über die SharePoint-Integration importiert worden sind, wird eine Verknüpfung zwischen 12Build und SharePoint auf Ordner- und/oder Dateiebene hergestellt. Diese Verknüpfung kann auf beiden Ebenen in 12Build verwaltet werden. Das Aktivieren oder Deaktivieren der Verknüpfung bestimmt, ob die Dokumente bei der Verwendung der Schaltfläche „Dateien synchronisieren“ überprüft werden.
Schritt-für-Schritt Anleitung:
Navigieren Sie zur Seite „Dokumente“: Gehen Sie zur Seite Dokumente, wo Sie alle Dokumente finden, die in das Projekt hochgeladen wurden, in dem Sie gerade aktiv sind.
Wählen Sie den Ordner oder die Datei aus, für die der Link aktiviert oder deaktiviert werden soll: Klicken Sie auf das SharePoint-Link-Symbol neben einer bestimmten Datei oder einem Ordner, um den Link zu aktivieren oder zu deaktivieren.