Within this article we will explain how you enable and use the SharePoint integration.
De SharePoint-integratie inschakelen:
Alleen 12Build-gebruikers die (sub)admins zijn, hebben de rechten om de SharePoint-integratie in te schakelen of uit te schakelen. Er zijn twee manieren om de integratie in te schakelen.
Eerste manier:
Navigeer naar de instellingen van de bedrijfsafdeling: Ga naar de instellingen waar je de bedrijfsinstellingen vindt die specifiek zijn voor de afdeling waarin je actief bent.
Navigeer naar het tabblad 'Integraties': Ga naar het tabblad 'Integraties' waar je alle integratie-instellingen voor de afdeling waarin je actief bent, vindt.
Schakel de SharePoint-integratie in: Gebruik de SharePoint-schakelaar om de SharePoint-integratie in te schakelen.
Hieronder een korte video van bovenstaande stappen.
Tweede manier:
Navigeer naar de documentenpagina: Ga naar de documentenpagina waar je alle documenten vindt die naar het project waarin je momenteel actief bent, zijn geüpload.
Navigeer naar het uploadscherm voor documenten: Ga naar het uploadscherm voor documenten waar je alle bronnen vindt van waaruit je documenten kunt uploaden.
Navigeer naar het scherm voor het inschakelen van de SharePoint-integratie: Klik op de SharePoint-tegel.
Navigeer naar het tabblad 'Integraties': Klik op de knop 'SharePoint inschakelen'. Dit leidt naar het tabblad 'Integraties' binnen de instellingen van de bedrijfsafdeling waar je alle integratie-instellingen voor de afdeling waarin je actief bent, vindt.
Schakel de SharePoint-integratie in: Gebruik de SharePoint-schakelaar om de SharePoint-integratie in te schakelen.
Hieronder een korte video van bovenstaande stappen.
Aangepaste SharePoint-metadata toevoegen aan 12Build:
Binnen de integratie tussen 12Build en SharePoint worden documenten met metadata-informatie geïmporteerd. De reeds in 12Build opgenomen metadata-informatie bestaat uit de versie datum, versie en een link naar de bron binnen SharePoint.
Naast de standaard SharePoint-metadata is het mogelijk om meer SharePoint-metadata toe te voegen aan bestaande kolommen binnen 12Build. Je kunt selecteren welke metadata moet worden opgenomen op basis van de voorkeuren van je bedrijf.
Zorg ervoor dat je over de juiste rechten beschikt om toegang te krijgen tot organisatiebrede instellingen voordat je de onderstaande stappen probeert te volgen, aangezien metadata daar zal worden toegevoegd.
Stappen:
Navigeer naar de organisatiebrede instellingen: Ga naar de pagina met organisatiebrede instellingen waar je alle gebruikers-, groepsbeheerders-, beveiligings- en algemene bedrijfsinstellingen vindt.
Navigeer naar het tabblad 'Instellingen' van de organisatie: Ga naar het tabblad 'Instellingen' waar je alle algemene instellingen van de organisatie vindt.
Voeg de SharePoint-metadata toe op basis van de voorkeuren van je bedrijf: In het SharePoint-koppelingsgedeelte moet de 12Build-kolom worden geselecteerd en gekoppeld aan de gewenste SharePoint-metadata. Om de overeenkomstige interne naam van de benodigde metadata te selecteren en te koppelen aan de 12Build-kolom, kun je de SharePoint-kennisbank raadplegen via de verstrekte link onder het SharePoint-invoerveld.
Hieronder een korte video om de bovenstaande stappen te tonen.
Documenten importeren vanuit SharePoint:
Wanneer de integratie is ingeschakeld, kun je documenten importeren vanuit de SharePoint-projectsites waartoe je toegang hebt binnen SharePoint.
Stappen:
Navigeer naar de documentenpagina: Ga naar de documentenpagina waar je alle documenten vindt die naar het project waarin je momenteel actief bent, zijn geüpload.
Navigeer naar het uploadscherm voor documenten: Ga naar het uploadscherm voor documenten waar je alle bronnen vindt van waaruit je documenten kunt uploaden.
Navigeer naar het scherm voor het verlenen van toegang tot de SharePoint-integratie: Klik op de SharePoint-tegel.
Geef 12Build toestemming om documenten te importeren vanuit SharePoint: Klik op de knop 'Toegang verlenen'.
Navigeer naar de gewenste projectsite: Selecteer de SharePoint-projectsite waaruit je documenten wilt importeren door op de knop 'Site selecteren' te klikken.
Koppel de projectsite aan het 12Build-project: Op de pagina 'Site selecteren' heb je de mogelijkheid om de SharePoint-projectsite te koppelen aan de 12Build-site. Je kunt deze koppeling inschakelen met behulp van het pin-pictogram. Op de pagina 'Projectdetails' is het mogelijk om de mogelijkheid voor gebruikers binnen dit project om over te schakelen naar andere SharePoint-projectsites binnen het 12Build-project in- of uit te schakelen.
Bekijk de oorspronkelijke SharePoint-projectsite: Om de oorspronkelijke SharePoint-projectsite te bekijken voor de projecten die op de pagina 'Site selecteren' worden weergegeven, kan het doorverwijspictogram worden gebruikt. Dit leidt rechtstreeks naar de SharePoint-projectsite.
Selecteer de mappen en/of bestanden die je wilt importeren: Om de gewenste mappen en/of bestanden voor import te selecteren, gebruik je de selectievakjes. Nadat de selectie is gemaakt, klik je op de knop 'Volgende' om door te gaan.
Bekijk de oorspronkelijke SharePoint-mappen en -bestanden: Om de oorspronkelijke SharePoint-mappen en -bestanden te bekijken die op de pagina 'Documenten selecteren' worden weergegeven, kan het doorverwijspictogram worden gebruikt. Dit leidt rechtstreeks naar de map of het bestand op de SharePoint-projectsite.
Selecteer de map om de mappen en/of bestanden in te importeren: Nadat de selectie van de te importeren mappen en/of bestanden is gemaakt, selecteer je de 12Build-map om ze in te importeren. Je kunt een bestaande map binnen het project opnieuw gebruiken of een nieuwe maken.
Start de import: Klik op de knop 'Documenten importeren' om de import te starten.
Hieronder een korte video om de bovenstaande stappen te tonen.
Documenten up-to-date houden:
Zodra documenten zijn geïmporteerd via de SharePoint-integratie, kunnen ze up-to-date worden gehouden via de knop 'Bestanden synchroniseren'. Deze knop verschijnt alleen wanneer documenten uit integraties zijn geïmporteerd.
Stappen:
Navigeer naar de documentenpagina: Ga naar de documentenpagina waar je alle documenten vindt die naar het project waarin je momenteel actief bent, zijn geüpload.
Navigeer naar de pagina 'Updates controleren': Klik op de knop 'Bestanden synchroniseren'. De mappen en/of bestanden worden gecontroleerd op nieuwe of bijgewerkte mappen en/of bestanden.
Keer terug naar Documenten als er geen updates worden gevonden: Als er geen nieuwe of bijgewerkte mappen en/of bestanden worden gevonden, navigeer je terug via de knop 'Terug naar Documenten'.
Selecteer de mappen en/of bestanden die je wilt importeren: Als er nieuwe of bijgewerkte mappen en/of bestanden worden gevonden, kunnen deze worden geselecteerd met behulp van de selectievakjes. Standaard worden alle nieuwe of bijgewerkte mappen en/of bestanden geselecteerd, maar ze kunnen worden uitgeschakeld indien gewenst.
Start de import: Klik op de knop 'Documenten importeren' om de import te starten.
Keer terug naar Documenten: Klik op de knop 'Terug naar Documenten'.
Hieronder een korte video om de bovenstaande stappen te tonen.
Gekoppelde mappen en/of bestanden beheren:
Zodra documenten zijn geïmporteerd via de SharePoint-integratie, wordt er een koppeling tot stand gebracht tussen 12Build en SharePoint op map- en/of bestandsniveau. Deze koppeling kan in 12Build op beide niveaus worden beheerd. Het in- of uitschakelen van de koppeling bepaalt of de documenten worden gecontroleerd wanneer de knop 'Bestanden synchroniseren' wordt gebruikt.
Stappen:
Navigeer naar de documentenpagina: Ga naar de documentenpagina waar je alle documenten vindt die naar het project waarin je momenteel actief bent, zijn geüpload.
Selecteer de map of het bestand waar de koppeling moet worden in- of uitgeschakeld: Klik op het SharePoint-koppelingspictogram naast een specifiek bestand of een specifieke map om de koppeling in of uit te schakelen.
💡 Heb je nog vragen of heb je hulp nodig? Neem dan contact op met ons supportteam.