Inden for denne artikel vil vi forklare, hvordan du aktiverer og bruger SharePoint integrationen.
Aktiver SharePoint-integrationen:
Kun 12Build brugere, der er (sub )administratorer, har rettighederne til at aktivere og deaktivere SharePoint-integrationen. Der er to måder at aktivere integrationen på.
Første måde:
Naviger til indstillinger for virksomheden: hvor du finder virksomhedsindstillingerne, specifikt for din afdeling/filial.
Naviger til fanen 'Integrationer': hvor du finder alle integrationsindstillingerne.
Aktiver SharePoint-integrationen: Brug SharePoint-knappen til at aktivere integrationen.
Herunder finder du en kort video, der viser de ovenstående trin.
Anden måde:
Naviger til dokumentsiden: hvor du vil finde alle de dokumenter, der er blevet uploadet til dit projekt.
Naviger til upload-dokument-knappen: hvor du vil finde alle de kilder, som du kan bruge til at uploade dokumenter fra.
Klik på SharePoint-flisen. Som vil naviger til fanen ‘Integrationer’: Klik på knappen ‘Aktiver SharePoint’.
Dette vil føre dig til fanen ‘Integrationer’ i virksomhedens afdelingsindstillinger, hvor du vil finde alle integrationsindstillingerne.
Aktiver SharePoint-integrationen: Brug SharePoint-knappen til at aktivere SharePoint-integrationen.
Nedenfor finder du en kort video, der viser de ovenstående trin.
Tilføj tilpassede SharePoint-metadata til 12Build:
Med integrationen mellem 12Build og SharePoint importeres også dokumenter med metadataoplysninger. De metadataoplysninger, der allerede er inkluderet i 12Build, består af versionsdato, version og et link til kilden i SharePoint.
Ud over de standard SharePoint-metadata er det muligt at tilføje flere SharePoint-metadata til eksisterende kolonner i 12Build. Du kan vælge, hvilke metadata der skal inkluderes, baseret på din virksomheds præferencer. Inden du følger trinnene nedenfor, skal du sikre dig, at du har de nødvendige tilladelser til at få adgang til organisationsindstillingerne, da metadata vil blive tilføjet der.
Trin:
Naviger til de ´organisation´ under virksomhedprofil: Gå til organisation indstillinger, hvor du vil finde alle bruger-, gruppeadministrator-, sikkerheds- og generelle virksomhedsindstillinger.
Gå til 'Indstillinger'-fanen, hvor du vil finde alle de generelle indstillinger for organisationen.
Tilføj SharePoint-metadata baseret på din virksomheds præferencer: I sektionen for SharePoint-tilknytning skal du vælge og linke 12Build-kolonnen til de ønskede SharePoint-metadata. For at vælge det tilsvarende interne navn på de metadata, der skal linkes til 12Build-kolonnen, kan du vælge SharePoint-vidensbasen via det medfølgende link under SharePoint-indtastningsfeltet.
Nedenfor finder du en kort video, der viser de ovenstående trin.
Importer dokumenter fra SharePoint:
Når integrationen er aktiveret, kan du importere dokumenter fra de SharePoint-projektsider, som du har adgang til i SharePoint.
Trin:
Naviger til dokumentsiden: hvor du vil finde alle de dokumenter, der er blevet uploadet til projektet.
Naviger til upload-knappen: hvor du vil finde alle de kilder, som du kan bruge til at uploade dokumenter fra.
Naviger til SharePoint-integration: Klik på SharePoint-flisen.
Giv 12Build tilladelse til at importere dokumenter fra SharePoint: Klik på knappen ‘Giv adgang’.
Naviger til den ønskede projektside: Vælg den SharePoint-projektside, du ønsker at importere dokumenter fra, ved at klikke på knappen ‘Vælg side’.
Link projektsiden til 12Build-projektet: På siden ‘Vælg side’ har du mulighed for at linke SharePoint-projektsiden til 12Build. Du kan aktivere dette link ved hjælp af pin-ikonet. På siden ‘Projektdetaljer’ er det muligt at aktivere eller deaktivere muligheden for brugere at skifte til andre SharePoint-projektsider inden for 12Build-projektet.
Se den originale SharePoint-projektside: For at se den originale SharePoint-projektside for projekterne vist på siden; ‘Vælg side’, kan omdirigeringsikonet bruges. Dette vil føre dig direkte til SharePoint-projektsiden.
Vælg de mapper og/eller filer, du ønsker at importere: Brug afkrydsningsfelterne til at vælge de ønskede mapper og/eller filer. Når valget er foretaget, skal du klikke på knappen ‘Næste’ for at fortsætte.
Se de originale SharePoint-mapper og filer: ‘Vælg dokumenter’, ved at klikke dem af med fluebenet, og brug omdirigeringsikonet. Dette vil føre dig direkte til mappen eller filen på SharePoint-projektsiden.
Vælg mappen til import af mapper og/eller filer: Når valget af de mapper og/eller filer, der skal importeres, er foretaget, skal du vælge den 12Build-mappe, du ønsker at importere dem til. Du kan enten genbruge en eksisterende mappe inden for projektet eller oprette en ny.
Start importen: Klik på knappen ‘Importer dokumenter’ for at starte importen.
Nedenfor finder du en kort video, der viser de ovenstående trin.
Hold dokumenter opdateret: Når dokumenter importeres via SharePoint-integration, kan de holdes opdaterede ved hjælp af knappen ‘synkronisér filer’. Denne knap vises kun, når dokumenter fra integrationer er blevet importeret.
Trin:
Naviger til dokumentsiden: hvor du vil finde alle de dokumenter, der er blevet uploadet til projektet.
Klik på knappen ‘synkronisér filer’: Mapper og/eller filer vil blive tjekket for nye eller opdaterede mapper og/eller filer.
Hvis der ikke findes nye eller opdaterede mapper og/eller filer, skal du navigere tilbage ved hjælp af knappen ‘tilbage til dokumenter’.
Vælg de mapper og/eller filer, du ønsker at importere: Hvis der findes nye eller opdaterede mapper og/eller filer, kan de vælges ved hjælp af afkrydsningsfelterne. Som standard er alle nye eller opdaterede mapper og/eller filer valgt, men de kan fravælges, hvis det ønskes.
Start importen: Klik på knappen ‘importér dokumenter’ for at starte importen.
Naviger til dokumentsiden: Klik på knappen ‘tilbage til dokumenter’.
Nedenfor finder du en kort video, der viser de ovenstående trin.
Administrer linkede mapper og/eller filer:
Når dokumenter importeres via SharePoint-integration, oprettes der et link mellem 12Build og SharePoint på mappe- og/eller filniveau. Dette link kan administreres i 12Build på begge niveauer. Aktivering eller deaktivering af linket afgør, om dokumenterne vil blive tjekket, når knappen ‘synkronisér filer’ bruges.
Trin:
Naviger til dokumentsiden: hvor du vil finde alle de dokumenter, der er blevet uploadet til projektet.
Vælg den mappe eller fil, hvor linket skal aktiveres eller deaktiveres: Klik på SharePoint-linkikonet ved siden af en specifik fil eller mappe for at aktivere eller deaktivere linket.